Qué le pide al consultorio una orden de movilidad motorizada
Una evaluación de movilidad presencial, documentada. Una orden escrita, firmada y fechada antes de la entrega, por el mismo profesional que hizo esa evaluación. Esa es la parte que solamente ese consultorio puede hacer, y es toda la parte que solamente ese consultorio puede hacer.
Esta página es para entregarla. Usted la lee en español; el consultorio lee, dentro de cada bloque, el texto de la política en inglés. Puede imprimirla y llevarla, o mandarla por correo electrónico desde el final de la página.
El texto citado va en inglés a propósito. Es la redacción de una determinación de cobertura federal, y es la redacción con la que el consultorio documenta y factura. Traducirla dejaría de ser la cita y pasaría a ser lo que nosotros decimos que la política dice, y le entregaría al consultorio algo que no puede archivar. Si prefiere darles la página entera en inglés, está en wheelchairdoc.com/for-my-doctor/.
En cada bloque de abajo, la marca del margen y el encabezado son nuestros y están en español. Todo lo que va entre el encabezado y la nota de la raya roja es la redacción de la propia política de cobertura, citada en inglés, y la nota de la raya roja es la consecuencia registrada para ese requisito, reproducida palabra por palabra. La cita debajo de la marca ubica cada bloque en la fuente.
De dónde viene esta información
Basado en la Determinación de Cobertura Local de Medicare L33789 — Power Mobility Devices, revisión vigente desde el . La política de cobertura se revisa periódicamente. Confirme los requisitos vigentes en la CMS Medicare Coverage Database antes de basarse en esto. Esta página es información, no es asesoramiento médico ni legal, y no determina si usted reúne los requisitos para obtener nada.
Los criterios de opciones y accesorios vienen de una segunda determinación, L33792 — Wheelchair Options/Accessories. Impreso desde wheelchairdoc.com/es/para-mi-medico/; la misma página en inglés está en wheelchairdoc.com/for-my-doctor/. Wheelchair Doc es publicado por DMEdocRx, un producto de AppDev GNV / Mendoza Bros. Wheelchair Doc no es un proveedor médico y no da asesoramiento médico.
Lo que se pide, dicho completo
Una orden de dispositivo de movilidad motorizado (power mobility device, PMD) —una silla de ruedas eléctrica (power wheelchair, PWC) o un vehículo motorizado (power-operated vehicle, POV, la categoría del escúter)— no es una receta que se escribe al salir de una cita sobre otra cosa. La Determinación de Cobertura Local (Local Coverage Determination, LCD) L33789 de Medicare pide cinco cosas. Tres de ellas son trabajo de este consultorio.
Este consultorio
- Realiza y documenta una visita presencial sobre movilidad — la visita face-to-face, o F2F.
- Escribe una nota de la visita que responde a los criterios generales A, B y C: la limitación de movilidad y su efecto sobre las actividades dentro de la casa, por qué un bastón o un andador no alcanzan, y los hallazgos de brazos y hombros que pesan sobre una silla de ruedas manual.
- Firma una orden escrita estándar (Standard Written Order, SWO) para el equipo base, fechada antes de la entrega — la orden escrita previa a la entrega, o WOPD. Más una orden para cualquier cosa que se facture por separado.
Alguien más
- El proveedor de equipo hace la evaluación de la casa contra la silla exacta que se suministra.
- Un terapeuta hace la evaluación especializada, y el profesional en tecnología de asistencia (Assistive Technology Professional, ATP) del proveedor de equipo asiste a la selección, cuando el nivel del equipo los exige. Los dos se describen abajo para que el consultorio sepa cuándo esperarlos, no porque el consultorio los provea.
Lo que no se le está pidiendo a este consultorio
Los consultorios rechazan el trabajo de movilidad motorizada porque el pedido llega sin forma y suena como si pudiera durar meses. Vale la pena decir dónde están los límites.
- No elegir el equipo. El grupo de la silla, el equipo base, el asiento y los accesorios son trabajo del proveedor de equipo y de quien hace la evaluación.
- No hacer ni verificar la evaluación de la casa.
- No garantizar un resultado. La cobertura la determina el pagador sobre el expediente que se presenta. Nada de lo que hay aquí le pide a nadie predecir esa determinación, y ninguna parte de esta página declara ni da a entender que un paciente reúna o no reúna los requisitos.
- No asumir una obligación permanente. Una visita, una orden, y una orden por cada accesorio que se facture por separado. Esta política no exige recertificación periódica del equipo base.
- No escribir nada que el expediente no respalde. Todos los requisitos de abajo piden hallazgos que ya existen, anotados en los términos que la política usa.
La única parte que no se puede delegar es la regla del mismo profesional, y esa es ley y no política de cobertura.
La orden, el plazo y la firma
Cuatro requisitos dependen de fechas y firmas y no de hallazgos clínicos. La política los enuncia por separado de los criterios clínicos y establece una consecuencia de denegación para cada uno.
La orden no es papeleo que va detrás de la silla: si una orden firmada llega al proveedor de equipo después de la fecha de entrega, la secuencia misma derrota la reclamación, diga lo que diga la nota. El plazo de seis meses es una comparación de dos fechas, la de la nota de la visita y la de la orden, así que una visita posterior a la fecha de la orden —o más de seis meses anterior a ella— queda fuera del plazo. Cuando la movilidad surgió durante una visita hecha por otro motivo, la nota igual tiene que estar fechada e igual tiene que tratar la movilidad por sí sola.
La regla del mismo profesional es la que el flujo de trabajo habitual rompe sin darse cuenta: un profesional ve al paciente y otro firma lo que devuelve el proveedor de equipo. Una firma de refrendo no lo repara y un colega de la misma consulta no lo satisface, y como es ley no hay discreción del contratista. El cuarto requisito, una orden aparte por cada artículo que se factura por separado, suele aparecer después del hecho: cuando se deniega un cojín o un control especial mientras la silla misma se paga.
La orden escrita tiene que existir antes de la entrega
SWO/WOPD for the base item, signed and dated by the treating practitioner BEFORE the delivery date.
If the supplier does not receive the order for the base item prior to delivery, the claim WILL be denied as not reasonable and necessary.
La visita tiene que caer dentro de los seis meses anteriores a la fecha de la orden
Dated F2F encounter note, and the WOPD date, demonstrating the encounter falls in the 6 months before the order.
An out-of-window face-to-face is one of the most common audit findings on PMD claims.
El profesional que hizo la visita tiene que firmar la orden
The treating practitioner who completed the face-to-face requirements is the SAME practitioner who wrote the order for the PMD base item (Social Security Act §1834[a][1][E][iv]).
F2F note and WOPD showing the same treating practitioner on both.
A WOPD written by a different practitioner than the one who performed the F2F does not satisfy the statute.
Cada artículo que se factura por separado necesita su propia orden
SWO listing each separately-billed option/accessory, reviewed and signed by a treating practitioner.
Separately-billed accessories without an SWO prior to claim submission are denied.
Qué tiene que llevar la orden
Desde el 1 de enero de 2020 existe una sola orden para cada artículo DMEPOS que Medicare paga, y es la misma orden se trate de una silla de ruedas o de un andador. La regla final CMS-1713-F reemplazó los tipos de orden que existían antes — la orden escrita detallada, la orden de cinco elementos, la de siete elementos y la descripción detallada del producto — por una sola orden escrita estándar.
Esto importa por una razón práctica más que normativa. Una oficina que armó su plantilla alrededor de una «orden de siete elementos» está trabajando con un formulario que ya no existe, y los datos que llena con cuidado no son los que se revisan. Son seis elementos, y dos de ellos admiten una cosa o la otra donde la costumbre es poner ambas.
Los seis elementos
En el punto 1 de la lista basta con el nombre del beneficiario o con el MBI; en el punto 5 basta con el nombre del profesional tratante o con su NPI. Poner ambos no hace daño y es lo que hace la mayoría de las oficinas.
The standard written order/prescription must include the following elements:
- Beneficiary name or Medicare Beneficiary Identifier (MBI)
- Description of the item
- Quantity, if applicable
- Order date
- Treating practitioner name or National Provider Identifier (NPI)
- Treating practitioner signature
Una orden a la que le falte cualquiera de los seis no es una orden válida. Tratándose de un dispositivo de movilidad motorizado eso no se corrige después, porque la orden también tenía que haber llegado al proveedor antes de la entrega: una orden nueva firmada más tarde lleva fecha posterior, y entonces la entrega queda antes que la orden.
F2F
Una consulta por telesalud puede ser la visita cara a cara
A face-to-face encounter means an in-person or telehealth encounter between the treating practitioner and the patient.
La consulta sigue teniendo que caer dentro de los seis meses anteriores a la fecha de la orden, y sigue teniendo que tratar la movilidad por sí misma. Una consulta por telesalud usada para esto también tiene que cumplir las condiciones de telesalud de Medicare en 42 CFR 410.78 y 414.65.
Esta es la regla de Medicare, y solo la de Medicare
CMS-1713-F rige lo que exige Medicare. Otros pagadores fijan su propia documentación, y varios siguen pidiendo los tipos de orden que Medicare retiró — con más frecuencia la descripción detallada del producto. Una oficina que aprende que «ya no hace falta la orden detallada del producto» y lo aplica a un paciente con un plan comercial o de Medicaid administrado se entera en la denegación.
Antes de armar una plantilla con esto, pregúntele al proveedor qué pagador tiene el paciente y qué pide ese pagador. La respuesta cambia con la frecuencia suficiente como para justificar la llamada.
Lo que la nota de la visita tiene que tratar: A, B y C
Todos los caminos de PMD pasan por estos tres, sea escúter o silla eléctrica. Son una secuencia y no una lista: una limitación de movilidad que afecta las actividades cotidianas relacionadas con la movilidad (mobility-related activity of daily living, MRADL) dentro de la casa, luego bastón y andador descartados, luego silla de ruedas manual descartada sobre hallazgos de brazos y hombros. Una nota que establece la limitación pero no deja constancia de los dos descartes no ha cumplido los criterios (B) y (C), diga lo que diga sobre el (A).
Cada uno es específico de una manera que una conclusión no satisface. La A pregunta qué es lo que el paciente no puede hacer, o no puede hacer con seguridad, o no puede hacer en un tiempo razonable, en los lugares habituales dentro de su propia casa; lo sostienen tareas con nombre, no una afirmación general sobre la marcha. La B está redactada como una pregunta que la nota tiene que responder, y la preferencia del paciente no la responde. La C es un criterio de examen cuyo punto de comparación es una silla de ruedas manual configurada de forma óptima a lo largo de un día típico, no una sola transferencia ni un empujón corto por un pasillo.
La limitación de movilidad y su efecto dentro de la casa
The beneficiary has a mobility limitation that significantly impairs their ability to participate in one or more mobility-related activities of daily living (MRADLs) in the home — it prevents an MRADL entirely, places them at heightened risk of morbidity or mortality attempting it, or prevents completing it within a reasonable time frame.
Face-to-face encounter note describing the mobility limitation and how it interferes with MRADLs (toileting, feeding, dressing, grooming, bathing) in customary locations in the home.
A PMD is not covered without a qualifying mobility limitation. Denied as not reasonable and necessary if this criterion is not met.
Bastón y andador descartados
The mobility limitation cannot be sufficiently and safely resolved by an appropriately fitted cane or walker.
F2F note answering: why can a cane or walker not meet this beneficiary’s mobility needs in the home?
The LCD requires cane/walker to be ruled out. Denied as not reasonable and necessary if this criterion is not met.
Silla de ruedas manual descartada sobre hallazgos de brazos y hombros
The beneficiary does not have sufficient upper extremity function to self-propel an optimally-configured manual wheelchair in the home to perform MRADLs during a typical day. Strength, endurance, range of motion, coordination, pain, and deformity or absence of an upper extremity are all relevant.
Examination findings on upper extremity strength, endurance, ROM, coordination and pain; and why an optimally-configured manual wheelchair is not sufficient.
Manual wheelchair must be ruled out on documented upper-extremity findings. Denied as not reasonable and necessary if this criterion is not met.
Cuando lo que se ordena es una silla de ruedas eléctrica y no un escúter, la nota además tiene que mostrar que se consideró un POV y anotar por qué no cubre las necesidades del paciente dentro de la casa: la transferencia, el manejo del timón, la estabilidad postural, o la casa misma. Los criterios propios de cada equipo están en qué cubre Medicare.
Cuándo se exigen una evaluación especializada y un ATP
Estos se atan al nivel del equipo, no a toda orden: sillas de ruedas eléctricas del Grupo 3, y sillas del Grupo 2 que lleven un control de manejo distinto de una palanca de mando proporcional estándar, o un asiento con inclinación o reclinación motorizada. Lo que separa el Grupo 3 del Grupo 2 es la causa de la limitación de movilidad, y establecer esa causa es un hallazgo del profesional tratante en el expediente.
Ninguno de los dos de abajo lo hace el consultorio que ordena. Un consultorio que sabe que vienen puede fijar la expectativa con el paciente en la misma visita, en vez de que la orden se atasque semanas después. El requisito de independencia económica sobre la evaluación es parte del criterio y no una formalidad, y la participación del profesional en tecnología de asistencia tiene que ser en persona: una firma a distancia no lo cumple. Preguntarle al paciente con qué proveedor de equipo está trabajando, antes de escribir la orden, es la forma más barata de evitar una reclamación atascada.
IV(B)
El criterio que separa el Grupo 3 del Grupo 2
Diagnosis and clinical findings establishing a neurological condition, myopathy or congenital skeletal deformity as the cause of the mobility limitation.
A Group 3 PWC is denied as not reasonable and necessary if criteria IV(A)–(D) are not met. This is the criterion that distinguishes Group 3 from Group 2.
La evaluación especializada y su independencia económica
A specialty evaluation was performed by a licensed/certified medical professional — such as a PT or OT, or a practitioner with specific training and experience in rehabilitation wheelchair evaluations — documenting medical necessity for the wheelchair and its special features. That PT, OT or practitioner may have NO financial relationship with the supplier.
Written specialty evaluation report, signed and dated, plus an attestation of financial independence from the supplier.
Missing or financially-conflicted specialty evaluation. Denied as not reasonable and necessary if this criterion is not met.
Un proveedor de equipo que emplee a un ATP certificado por RESNA, en persona
The wheelchair is provided by a supplier that employs a RESNA-certified Assistive Technology Professional (ATP) who specialises in wheelchairs and who had direct, in-person involvement in the wheelchair selection for the beneficiary.
The ATP’s current RESNA certificate, and documentation of their direct in-person involvement in selecting this chair for this beneficiary.
Missing ATP involvement or credential. Denied as not reasonable and necessary if this criterion is not met.
Sillas del Grupo 4: una denegación categórica, no una falta de papeleo
Conviene saberlo antes de escribir una orden y no después. La política no trata un equipo base del Grupo 4 suministrado para usar dentro de la casa como una cuestión de evidencia, así que ninguna cantidad de documentación cambia el resultado. Una orden escrita para uno debería ir acompañada de un aviso anticipado al beneficiario (Advance Beneficiary Notice, ABN), para que el paciente conozca su exposición económica por escrito y por adelantado, y no por una denegación.
Sillas de ruedas eléctricas del Grupo 4 suministradas para usar en la casa
Group 4 PWCs have added capabilities that are not needed for use in the home.
If a Group 4 chair is being supplied, record why and obtain an ABN — Medicare will not cover it for in-home use.
If a Group 4 PWC is provided it WILL be denied as not reasonable and necessary. This is categorical, not a documentation gap.
El programa que produce esta documentación
Es posible que el paciente que le entregó esta página le esté pidiendo usar DMEdocRx. Es el producto que publica este sitio, y existe porque estos requisitos son estables, públicos y tediosos de revisar a mano.
Guarda los criterios de L33789 y L33792 como elementos estructurados, recorre la visita contra ellos, y produce la nota de la visita presencial y la orden escrita con los criterios tratados y las fechas comparadas entre sí. Muestra qué criterios trata el expediente en este momento y cuáles no. No decide la cobertura, y no hace ninguna afirmación sobre el resultado de ninguna reclamación.
Gratis para hasta 5 pacientes activos a la vez. Los consultorios con más pueden pasar a un plan pagado; los detalles están en dmedocrx.com.
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